بیایید با قسمت اول این موضوع شروع کنیم.

چه زمانی می‌دانید که زمان اخراج یک کارمند فرا رسیده است؟

2-1 اغلب ما دیرتر از آنچه باید اقدام می‌کنیم :

لازمه تا دوباره بخوانیدش: اغلب ما دیرتر از آنچه باید اقدام به اخراج درست و اصولی یک کارمند در راستای منافع گروه می‌کنیم. بعبارت دیگه تنها رهبران نادری در دنیا هستند است که در حین داشتن دارای خلق و خوی گرم، در صورت نیاز هم خیلی سریع و بموقع تصمیمشان را در خصوص اخراج یک کارمند عملی می‌کنند. در واقع از هر 100 مدیر، 98 درصد از آنها، خیلی دیرتر از موقع لازم و مناسب اقدام به اینکار می‌کنیم.

2-2 چرا در حذف یکی از اعضای مشکل دار تیم اینقدر کند هستیم؟

روش اصولی اخراج کارمند: شاید به این دلیل واضح که ما به مردم اهمیت می دهیم و نمی خواهیم شغل خود را از دست بدهند. ما آنها را دوست داریم و می خواهیم به آنها یک فرصت دیگر و شاید هم چند فرصت دیگر برای پیشرفت بدهیم. ما به آنها امیدواریم، یا شاید باور داریم که می‌توانیم آنها را به عنوان بخشی ارزشمند از تیم خود نجات دهیم. همه اینها دلایل خوبی هستند، زیرا ما قلب داریم.

اما دلایل دیگری نیز وجود دارد که نقطه ضعف ما محسوب می‌گردند. بعنوان مثال ما فقط گاهی از داشتن یک مکالمه دشوار می‌ترسیم. ما نمی‌خواهیم این کار را انجام دهیم، زیرا این کار ما را بسیار عصبی می‌کند، یا به خودمان دروغ می‌گوییم، که این مشکل آنقدرها هم جدی نیست. این در حالیست که بقیه اعضای تیم ما اغلب متوجه هستند که یک چیز خوب کار نمی‌کند و نتیجه ر ا مختل می‌کند و بنابراین ما اعتبار خود را نزد آنان از دست می‌دهیم.

وقتی با شرایط کنار نمیایم در حال اجتناب از تعارض هستیم.  بعبارت دیگر ما نقش خود را به‌عنوان یک “رهبـــــر” برای کمک به موفقیت افراد یا کنار گذاشتن آن‌ها از مسیر نادیده گرفته‌ایم. این درحالیکه شاید همین افراد بتوانند در جای دیگری پیشرفت کنند و ما هم در عوض بتوانیم اهداف سازمان را محقق سازیم.

2-3 چه زمانی می دانیم که زمان مناسبی است؟

روش اصولی اخراج کارمند: بیایید به این موضوع بپردازیم. اگر یک کارمند صداقت جدی را نقض کرده است، یا همیشه تفرقه افکن بوده است، یا تا حدودی حتی قابل اعتماد نیست، زمان آن فرا رسیده است. گاهی اوقات باید برای شما آشکار باشد، زیرا این شخص نمی‌تواند قابل اعتماد باشند یا همیشه به شدت انتقاد می‌کند.

اما اگر فردی صرفا در عملکرد خوب نیست، چطور؟ برای این شخص هم باید بصورت ضرب الاجل اقدام کرد؟ شاید او هنوز شخصیت و سایر ویژگی‌های خوب خود را دارد و فقط نمی‌تواند خود را با وظایفش، انتظارات سازمانی از نقشش یا سایر وظایف گروه سازگار سازد!

حالا او کمی خاکستری‌تر می‌شود. زیرا یک مشکل عملکردی  دارد که احتمالاً می‌تواند بهبود یابد، در اینصورت لازم است تا ما به روشی متفاوت به این مساله نگاه کنیم. در ادامه با ما همراه باشید.

3-1 واضحاً به او بگویید که مشکلی وجود دارد.

روش اصولی اخراج کارمند: شما باید مستقیماً این کار را انجام دهید. ما اغلب، می‌آییم و می‌رویم و از او می‌پرسیم : هی، اوضاع چطور است؟ خانواده چطور هستند؟ و خوب، او کمی، (زمزمه می کند) و شما نمی‌توانید از آنچه فصدش را داشته‌اید سخنی بگویید.نه! روش کار دقیقاً اینگونه است: به دفتر او بروید. بنشینید و بگویید: هی، میخواهم متوجه باشی که مشکلی در عملکردت وجود دارد!
خیلی واضح و مستقیم! بدین روش شما رهبری می‌کنید، با همان لحنی را تنظیم کنید که برایتان مهم است، به او بگویید مشکلی وجود دارد.

3-2 واضحاً تعیین کنید که چه چیزی باید تغییر کند یا می‌خواهید که چه چیزی تغییر کند.

روش اصولی اخراج کارمند: مستقیماً به همان چیزی در مورد عملکرد یا رفتار، نگرش یا هر چیزی که وجود دارد اما باید تغییر کند، اشاره کنید.
در صورت امکان، این تغییر باید قابل اندازه‌گیری باشد. به عبارت دیگر، شاید همیشه این امر امکان پذیر نباشد. مثلاً اگر آنها نگرش آنها به موضوعات موضوع مشکلشان باشد، نمی‌توانید بگویید: من نیاز دارم نگرش شما را تا میزان 35% بهبود یابد، زیرا نگرش قابل اندازه گیری نیست.
اما اگر آن فرد در بخش نیروی انسانی مسئول جذب و استخدام نیروی داوطلب در سازمان است، ممکن است لازم باشد به او بگویید که ما نیاز داریم تا میزان 35 درصد افزایش نیرو داشته باشیم که ظرف 90 روز آینده آماده خدمت و انجام وظیفه باشند. پس تا جایی که می‌توانید، موضوع تغییر را قابل اندازه‌گیری تعیین کنید. این برای آنها یک هدف مشخص برای امکان ادامه همکاریشان با گروه ارائه می‌دهد. هدفی که مشخص، واضح و قابل اندازه‌گیری است. حالا آنها دقیقاً می‌دانند که شما از آنها چه انتظاری دارید. زیرا تعریف کرده‌اید که چه چیزی باید تغییر کند، و شما هم مطمئن هستید که آنها از آنچه که در قلب و ذهن شماست مطلعند، همه چیز 100% برای کسب حق ماندن در نقش فعلی برای آنها روشن است.

3-3 سومین کاری که لازمست انجام دهید این است که به او ابزارهایی برای اقدام ضرب‌الاجل جهت بهبود و مهلتی برای انجام بدهید.

روش اصولی اخراج کارمند: به عنوان مثال ممکن است شما در کنار او یک مربی برای کمک به بهبود قرار دهید. یا ممکن است کتابی را برای خواندن یا کنفرانسی برای رفتن به آن، یا جلسات هفتگی آموزشی یا پادکستی را برای گوش دادن یا هر چیز دیگری را پیشنهاد دهید و سپس برای دریافت نتیجه مهلت مشخصی را مقرر نمایید.

ما توصیه می‌کنیم این مهلت بیش از 90 روز نباشد، و اصلاً  هم یک سال تا شش ماه نباشد. زیرا باید خود را مشتاق بهبود سریع اوضاع نشان دهید در غیراینصورت از او انگیزه‌ی تغییر را سلب خواهید کرد. در عین حال مهلت را خیلی هم تنگ در نظر نگیرید زیرا به همان سلب انگیزه منجر خواهد شد. خیلی مواقع یک فرصت 2 تا 3 ماه می‌تواند خیلی موثر باشد. به او بگویید که مشتاق آن هستید تا او را همچنان در تیم یا سازمان خود داشته باشید، اما راه گریزی از ایجاد آن تغییر مشخص و معین شده نیست.  سپس در این فرآیند با مهلت مشخص شده به او کمک کنید تا بداند در طول کل فرآیند کجا ایستاده‌ است.

3-4 اگر او پیشرفت هایی را در عملکرد خود نشان داد که شما جشن می گیرید و اگر انجام نداد، شما وارد فرایند جایگزینی یا تغییر او خواهید کرد.

روش اصولی اخراج کارمند: امیدواریم متوجه باشید که در تمام طول این فرآیند شما بنوعی او را پوشش داده‎اید و مراقبت و مسئولیت انسانی خود را در قبال او نشان داده‌اید. لذا دیگر بی مهری با بی‌انصافی یا هرچه که انجام وظیقه رهبری‌تان را به تعویق می‌انداخت، در کار نیست! و بعبارت دیگر این عاشقانه ترین کاری بود که می‌توانستید برایش انجام دهید. یعنی برقراری ارتباط واضح ، مستقیم و روشن با او درباره جایی که ایستاده‌ است، ارائه ابزار موفقیت، تعیین مهلت و زمان مشخص، انتظارات روشن و کمک به آنها در این راه.! چه چیز بهتر از این…؟!

و حالا در پایان این روند، اگر او موفق شد، سیستم و همه‌ی تیم یا گروه پیروز شده است و می‌توانید با هم به پیش بروید. اما اگر او نتوانست از پس این ماجرا با موفقیت برآید، برای شما روشن شده است و دیگر با خودتان و وجدانتان مشکلی ندارید و حاللا شاید باید به این فکر کنید که او قطعاً در نقش دیگری موفق‌تر خواهد بود و شرایط پیش آمده به نفع او نیز هست.